Управление метаданными документов

​

Что такое метаданные?

​

Обзор

Метаданные — это информация, описывающая ваши данные, по сути «данные о данных». Подобно тому как у книги есть оглавление, помогающее понять её структуру, метаданные дают контекст о содержимом, происхождении, назначении ваших данных и так далее, облегчая поиск и управление информацией в базе знаний. Цель этого руководства — помочь вам разобраться в метаданных и эффективно управлять базой знаний.

​

Основные понятия

• Поле: метка поля метаданных (например, «author», «language»).
• Значение: информация, хранящаяся в поле метаданных (например, «Jack», «English»).

• Количество значений: число значений в поле метаданных, включая дубликаты (например, «3»).

• Тип значения: тип значения, которое может содержать поле.
  • Интеллос поддерживает три типа значений:
    • String: для текстовой информации
    • Number: для числовых данных
    • Time: для дат и временных меток

​

Как управлять метаданными?

​

Управление полями метаданных в базе знаний

Вы можете создавать, изменять и удалять поля метаданных в базе знаний.

Любые изменения полей метаданных здесь действуют на базу знаний глобально.

​

Начало работы с панелью метаданных

Откройте панель метаданных Чтобы открыть панель метаданных, перейдите на страницу База знаний и нажмите Метаданные. Встроенные и пользовательские метаданные

	Встроенные метаданные	Пользовательские метаданные
Расположение	Нижняя часть панели метаданных	Верхняя часть панели метаданных
Активация	Отключены по умолчанию; требуют ручной активации	Добавляются по мере необходимости
Создание	Система автоматически извлекает и генерирует значения полей	Определяются пользователем и добавляются вручную
Редактирование	После создания поля и значения изменить нельзя	Поля и значения можно редактировать или удалять
Область действия	При включении применяются ко всем существующим и новым документам	Хранятся в списке метаданных; требуют ручного назначения документам
Поля	Определённые системой поля включают: document_name (string) uploader (string) upload_date (time) last_update_date (time) source (string)	Полей по умолчанию нет; все поля нужно создавать вручную
Типы значений	String: для текстовых значений Number: для числовых значений Time: для дат и временных меток	String: для текстовых значений Number: для числовых значений Time: для дат и временных меток

​

Создание новых полей метаданных

Чтобы создать новое поле метаданных:

1. Нажмите +Добавить метаданные, чтобы открыть диалоговое окно Новые метаданные.

2. Выберите тип значения.
3. Задайте имя поля.

Правила именования: используйте только строчные буквы, цифры и символы подчёркивания.

4. Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

​

Редактирование полей метаданных

Чтобы отредактировать поле метаданных:

1. Нажмите значок редактирования рядом с полем, чтобы открыть диалоговое окно Переименовать.

2. Введите новое имя в поле Имя.

Примечание: можно изменить только имя поля, но не тип значения.

3. Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

Примечание: изменения поля обновляются во всех связанных документах вашей базы знаний.

​

Удаление полей метаданных

Чтобы удалить поле метаданных, нажмите значок удаления рядом с полем.

Примечание: удаление поля удаляет его самого и все его значения из всех документов вашей базы знаний.

​

Редактирование метаданных

​

Массовое редактирование метаданных в редакторе метаданных

Вы можете редактировать метаданные массово в базе знаний. Откройте редактор метаданных Чтобы открыть редактор метаданных:

1. В базе знаний выберите документы с помощью флажков слева.

2. Нажмите Метаданные на нижней панели действий, чтобы открыть редактор метаданных.

Массовое добавление метаданных Чтобы добавить метаданные массово:

1. Нажмите +Добавить метаданные в редакторе, чтобы:

• Добавить существующие поля из выпадающего списка или через поле поиска.

• Создать новые поля через +Новые метаданные.

  Новые поля автоматически добавляются в базу знаний.

• Открыть панель метаданных для управления полями метаданных через Управлять.

2. (Необязательно) Введите значения для новых полей.

Выбор даты доступен для полей типа time.

3. Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

Массовое обновление метаданных Чтобы обновить метаданные массово:

1. В редакторе:

• Добавление значений: вводите текст прямо в поля.
• Сброс значений: нажмите синюю точку, появляющуюся при наведении.

• Удаление значений: очистите поле или удалите карточку Множественное значение.

• Удаление полей: нажмите значок удаления (поля отображаются зачёркнутыми и затенёнными).

  Примечание: при этом поле удаляется только из данного документа, но не из вашей базы знаний.

2. Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

Настройка области обновления Используйте Применить ко всем документам, чтобы управлять изменениями:

• Снят (по умолчанию): обновляются только документы, у которых уже есть это поле.
• Установлен: поля добавляются или обновляются во всех выбранных документах.

​

Редактирование метаданных на странице сведений о документе

Вы можете редактировать метаданные отдельного документа на странице его сведений. Войдите в режим редактирования метаданных Чтобы отредактировать метаданные отдельного документа: На странице сведений о документе нажмите Начать маркировку, чтобы начать редактирование. Добавление метаданных Чтобы добавить поля и значения метаданных для отдельного документа:

1. Нажмите +Добавить метаданные, чтобы:

• Создать новые поля через +Новые метаданные.

Новые поля автоматически добавляются в базу знаний.

• Добавить существующие поля из выпадающего списка или через поле поиска.

• Открыть панель метаданных через Управлять.

2. (Необязательно) Введите значения для новых полей.

3. Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

Редактирование метаданных Чтобы обновить поля и значения метаданных отдельного документа:

1. Нажмите Редактировать в правом верхнем углу, чтобы начать редактирование.

2. Отредактируйте метаданные:
   • Обновление значений: вводите текст прямо в поля значений или удаляйте его.

   Примечание: можно изменить только значение, но не имя значения.

   • Удаление полей: нажмите значок удаления.

   Примечание: при этом поле удаляется только из данного документа, но не из вашей базы знаний.

3. Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

​

Как фильтровать документы по метаданным?

См. Фильтрация метаданных в Интеграция базы знаний в приложение.

​

Частые вопросы

• Что можно делать с метаданными?
  • Быстрее находить информацию с помощью умной фильтрации.
  • Управлять доступом к конфиденциальному содержимому.
  • Эффективнее организовывать данные.
  • Автоматизировать рабочие процессы на основе правил метаданных.
• Поля и значения: в чём разница?

• Как работают разные варианты удаления?